2 - Rendez-vous et liste d'attente en ligne

Retour à la documentation

Maintenant que l’on a vu l’agenda, nous allons voir ensemble comment fluidifier les échanges avec les patients. Cela passe par :

  • Les rendez-vous en ligne
  • Les récapitulatifs de rendez-vous par mail et/ou SMS
  • La liste d’attente en ligne

Les récapitulatifs de rendez-vous

Vous avez deux endroits pour envoyer des récapitulatifs de rendez-vous. Le résultat est exactement le même. Vous pouvez passer par l’agenda, cliquer sur un rendez-vous puis cliquer sur cette icône pour envoyer les récapitulatifs de rendez-vous au patient du rendez-vous. De même vous pouvez imprimer les rendez-vous de ce patient.

Autre solution, vous pouvez le faire depuis la fiche du patient. Pour cela, on va sur sa fiche et de là, on pourra soit lui envoyer son récapitulatif, soit lui imprimer ses rendez-vous.

La liste d’attente en ligne

Sur MonRdvKiné, vous avez une liste d’attente en ligne sur laquelle les patients peuvent s’inscrire. Ils y renseignent leurs coordonnées, leurs disponibilités et le motif de leur visite. On verra dans un instant le côté patient. Pour le côté praticien, vous pourrez retrouver cette liste en cliquant sur « Patients » puis « Liste d’attente ».

De là, vous retrouverez la liste de vos patients en attente avec les informations renseignées. De même vous pourrez filtrer les patients selon leurs disponibilités. Par exemple, si je cherche un patient qui est disponible le mardi matin, je peux le faire facilement.

Vous pouvez également ajouter vous-même des patients sur la liste d’attente. Si c’est un nouveau patient, vous pouvez le faire en cliquant sur « nouveau patient » et vous saisissez ses informations.

Si c’est un patient déjà créé, vous pouvez le faire depuis sa fiche en cliquant sur « Mettre en attente ».

Les rendez-vous en ligne

La simulation de rendez-vous en ligne

Passons maintenant aux rendez-vous en ligne. La première à savoir avant de commencer les rendez-vous en ligne c’est que vous pouvez simuler une prise de rendez-vous en ligne. Pour cela, cliquez sur la roue dentée, puis dans la section « Rendez-vous en ligne », cliquez sur « Simuler un rendez-vous en ligne ».

De là, vous pourrez voir exactement ce verrait un nouveau patient s’il prenait rendez-vous avec vous. Dans l’encadré jaune, vous avez les paramètres qui sont appliqués. Le patient ne verra pas cet encadré. Par exemple, on peut voir que la plateforme le considère comme nouveau patient, qu’il peut prendre un seul rendez-vous et on vous explique pourquoi.

On peut également sélectionner un motif de consultation et voir les créneaux qu’il peut prendre. Comme dit tout à l’heure, les patients peuvent se mettre sur liste d’attente. Si on clique sur « Se mettre sur liste d’attente », on arrive sur le formulaire que le patient devra remplir : nom, prénom, coordonnées (téléphone, email, adresse), à domicile, urgent. Il peut renseigner le motif de sa visite, ses disponibilités et ses disponibilités pour être rappelé.

On peut également faire une simulation de prise de rendez-vous pour un patient en particulier. Pour cela, il suffit d’aller dans sa fiche. Les patients qui ont des comptes en ligne sont ceux qui ont un petit globe à côté de leur nom. Dans la fiche, on retrouve les paramètres qui sont appliqués à ce patient. Ces paramètres sont propres à chaque patient avec chaque praticien. C’est-à-dire qu’un praticien peut autoriser les rendez-vous en ligne avec un patient mais un autre praticien peut le bloquer.

Comme vous pouvez le voir, ce patient peut prendre des rendez-vous en ligne. Il peut réserver 25 créneaux à venir et 2 créneaux par semaine. On lui a fixé une tranche horaire entre 8h et 17. C’est-à-dire qu’il ne pourra pas prendre de créneaux le soir même si vous avez des disponibilités.

Maintenant, on clique sur « Simuler un rendez-vous en ligne ». On arrive sur la même page mais avec les paramètres de ce patient avec ce praticien. Il est important de regarder le statut du patient. On peut voir qu’il est actif parce qu’il a un rendez-vous confirmé de moins de 45 jours. Notez bien qu’un patient devient actif uniquement si son rendez-vous est passé. S’il n’a que des rendez-vous à venir, il sera considéré comme « nouveau ».

 

Voilà. Maintenant que l’on a vu la simulation de prise de rendez-vous en ligne, on peut passer à la configuration de ces derniers. Il existe trois niveaux de filtres pour les rendez-vous en ligne :

  • À l’échelle du patient. Ce que nous venons de voir
  • À l’échelle globale
  • À l’échelle du motif de consultation

Les paramètres de rendez-vous en ligne

Pour définir les paramètres globaux, il suffit de cliquer sur la roue dentée puis dans la section « Rendez-vous en ligne » sur paramètres. C’est ici que vous pouvez

  • Bloquer les rendez-vous en ligne
  • Accepter les nouveaux patients
  • Définir le délai au bout duquel est patient est inactif
  • Confirmer automatiquement les rendez-vous en ligne
  • Configurer les annulations en ligne (délai, confirmation automatique, masquer, remettre une disponibilité)
  • Etc….

Les motifs de consultation

Il existe également des filtres à l’échelle du motif de consultation. Pour cela, on va dans les motifs de consultation. On peut en ajouter autant qu’on le souhaite en cliquant sur le bouton « Ajouter ».

Nous concernant, nous allons modifier le motif « Nouvelle ordonnance ». On peut donc choisir le titre et la couleur à afficher dans l’agenda.

Ensuite nous pouvons définir les paramètres qui s’appliqueront pour les rendez-vous en ligne à commencer par la visibilité. Nous avons 5 niveaux de visibilités :

  • Tout le monde : tous les patients pourront choisir ce motif y compris les nouveaux patients
  • Les patients actifs : seuls les patients avec un rendez-vous confirmé de moins de 45 jours pourront choisir ce motif. Il faut que le rendez-vous soit révolu (dans le passé). Tant que le rendez-vous n’est pas révolu, le patient ne pourra pas choisir ce motif.
  • Les patients déjà venu au cabinet : cela s’adresse au patient ayant au moins un rendez-vous passé.
  • Les patients autorisés : cela signifie que c’est vous, au cas par cas, qui choisirez les patients pouvant sélectionner ce motif. C’est très pratique pour la réservation de matériel. C’est-à-dire que vous pouvez autoriser tel ou tel patient uniquement une fois qu’il a été formé à la manipulation de l’équipement.
  • Personne : pour un usage en interne

Ensuite, vous pouvez définir les praticiens proposant ce motif. Et pour chacun d’eux, vous pouvez limiter le nombre de rendez-vous par semaine. Par exemple, dans notre cas, on peut limiter à 3 nouvelles ordonnances par semaine. Une fois le quota atteint, la plateforme affichera complet.

Vous pouvez définir une description courte ainsi que des conditions à accepter une fois que le patient a choisi ses rendez-vous. Vous pourrez y mettre vos tarifs, comment venir au cabinet, les gestes barrières à respecter etc…

Vous pouvez réserver automatiquement du matériel avec ce motif et demander à ce que le matériel soit disponible. Cela est très utile si vous êtes plusieurs à partager un équipement (pour de l’urogynécologie par exemple). Si le matériel est occupé par un collègue, la plateforme ne proposera pas la disponibilité.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, mettre des plages horaires. Cela permet de restreindre les disponibilités affichées pour ce motif. Par exemple, dans notre cas, on accepte les nouvelles ordonnances le lundi matin et le jeudi matin. Vous pouvez bloquer ces plages horaires pour les autres motifs. C’est le cas par exemple pour la balnéothérapie ou les cours collectifs. Vous ne souhaitez pas qu’un patient qui vient pour un suivi de consultation réserve dans ces plages horaires. Dans ce cas, vous « bloquez ces horaires pour les autres motifs ».

Vous pouvez définir des délais de réservation propre à ce motif de consultation. Par exemple, si vous souhaitez que les patients ne réservent qu’à partir de demain, vous mettez 1 pour le délai minimum. Vous pouvez aussi dire que les patients ne réservent pas plus de 30 jours à l’avance. Dans ce cas, vous mettez 30 pour le délai maximum.

Ensuite, vous pouvez définir la durée de la séance. Par défaut, la plateforme réserve une disponibilité. C’est-à-dire que si vous avez des disponibilités de 30 minutes, le patient réservera 30 minutes. Vous pouvez également réserver deux disponibilités pour les bilans par exemple ou alors définir le temps en minute. La plateforme bloquera autant de disponibilités que nécessaire pour ce motif. S’il n’y a pas assez de disponibilités, le créneau ne sera pas proposé.

Vous pouvez également définir le comportement de la plateforme dans les paramètres globaux s’il faut scinder une disponibilité. Par exemple, on peut soit remettre une disponibilité, soit laisser un trou. Si vous décider de remettre une disponibilité, il faut bien définir le temps de chaque motif en minute. En effet, si vous laissez un motif sur « une disponibilité », la plateforme peut se retrouver à proposer des créneaux scindés.

Enfin, et c’est une exclusivité de MonRdvKiné, vous pouvez définir le type de séance. Vous avez 3 options :

  • Par défaut, le type de séance est « séance sur disponibilité ». Si vous avez une disponibilité dans l’agenda, la plateforme la proposera au patient. Si vous avez plusieurs disponibilités en parallèle, pour la balnéothérapie ou les cours collectifs, vous pourrez avoir plusieurs patients en parallèle ou en quinconce selon votre configuration.
  • Vous avez également l’option « Séance individuelle ». Dans ce cas, la plateforme vous garantit que le patient sera seul avec vous-même si vous avez mis des disponibilités en parallèle. Le patient ne pourra pas venir en même temps que d’autres patients et réciproquement, les autres patients ne pourront pas réserver en même temps que ce dernier.
  • Enfin, vous avez la « Réservation libre ». Ce type de séance est très pratique si vous souhaitez proposer du matériel à la réservation en ligne. La plateforme regarde quand est ce que vous êtes au cabinet. La plateforme regarde également quand est ce que le matériel est disponible et elle proposera ces créneaux au patient. Si le patient réserve une disponibilité, cela créera un nouveau créneau dans l’agenda pour ne pas interférer avec votre configuration. Le patient pourra venir faire sa séance en autonomie. Notez bien qu’on ne peut pas avoir de réservation libre en parallèle d’une séance individuelle.