1 - Présentation de l'agenda

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Bonjour, dans cette vidéo, nous allons aborder la gestion de l’agenda et vous verrez comment MonRdvKiné fluidifie les échanges entre les praticiens du cabinet.

 

Configurer l’agenda

Quand vous arrivez dans votre agenda, il est tout blanc. C’est-à-dire qu’il est vide. Pour la plateforme, vous ne travaillez pas et les patients ne peuvent pas prendre de rendez-vous en ligne.

Pour ajouter une disponibilité, il suffit de cliquer dans l’agenda. Là vous aurez plusieurs options comme ajouter un patient ou un rendez-vous privé. Nous allons sélectionner « Une disponibilité ». On choisit la durée et on ajoute. Vous pouvez constater la présence d’un créneau gris. C’est une disponibilité.

Maintenant, plutôt que de mettre toutes les disponibilités une à une, on peut définir une semaine type. Dans une semaine type, on indique quand est ce que l’on travaille, nos pauses, la durée et le nombre de séances etc… Une fois cela fait (vous pouvez voir la vidéo à ce sujet), on peut assigner notre semaine type dans l’agenda. Pour cela, on clique dans l’agenda et plutôt que d’ajouter une disponibilité, on assigne notre semaine type. On choisit la date de début, la date de fin. On peut mettre notre semaine type sur une ou plusieurs semaines. On choisit également notre semaine type et on l’assigne.

Et voilà, nos disponibilités sont configurées et nos collègues peuvent voir quand est ce que l’on travaille. De même, si vous avez ouvert la réservation en ligne (voir vidéo suivante), vos patients pourront réserver des créneaux selon vos règles.

Si vous souhaitez bloquer la réservation pour certains créneaux, vous pouvez bloquer la réservation en ligne pour ceux-là en cliquant sur la disponibilité puis « bloquer en ligne ». Vous pouvez également les bloquer directement depuis la semaine type si besoin. C’est la même chose pour les séances à domicile. De plus, les créneaux à domicile ne sont pas réservables en ligne.

Présentation de l'agenda numérique

Voyons maintenant à quoi ressemble un agenda rempli. Comme vous pouvez le voir, vous avez plusieurs couleurs. Les créneaux bleus sont les rendez-vous confirmés. Les créneaux bleu clair sont les rendez-vous à confirmer (par vous ou vos patients). On verra cela plus tard. Les rendez-vous annulés sont barrés et bleu encore plus clair.

Dans la barre supérieure, vous retrouvez des statistiques. À côté du carré gris, vous avez le nombre de disponibilités sur la journée, à côté du carré bleu clair les créneaux à confirmer et à côté du carré bleu foncé les créneaux confirmés sur la journée. À gauche, vous avez le total sur la période affichée. Vous pouvez donc voir que l’on a seulement deux disponibilités sur la semaine à savoir mercredi et jeudi.

Vous pouvez également prendre des notes dans l’agenda. Il suffit de cliquer sur le petit « + ». Vous pourrez y ajouter des icônes et changer la couleur.

Vous pouvez afficher l’agenda du cabinet sur une seule page. Vous pouvez également changer la couleur utilisée dans l’agenda. Si vous cliquez sur « Matériel », vous affichez la couleur du matériel réservé pour le rendez-vous. Vous pouvez utiliser la couleur du praticien ou la couleur du motif de consultation. Enfin, si vous choisissez « Disponibilités », la plateforme masque tous les rendez-vous pris afin de mettre en évidence vos disponibilités.

 

La prise de rendez-vous en détails

Si on clique sur une disponibilité, on peut le modifier. On peut par exemple choisir « Rendez*vous privé ». C’est-à-dire que c’est un rendez-vous sans patient. Cela est très pratique pour les récurrences car la plateforme vérifie que vous êtes disponibles pour toutes les récurrences.

Vous pouvez ajouter un nouveau patient. Vous pourrez y saisir leur nom, prénom, numéro de téléphone et email. Les numéros de téléphones et emails sont très pratiques pour fluidifier les échanges avec les patients :

• Rappels SMS

• Récapitulatifs de rendez-vous par mail et SMS. C’est-à-dire que le patient reçoit sa liste de rendez-vous sur son téléphone et vous téléphonera moins pour connaître la date de son prochain rendez-vous

• L’annulation d’une journée

• La proposition de rendez-vous par mail et SMS

Autrement, vous pouvez chercher un patient dans votre patientèle. Vous pouvez prendre des notes. Vous les retrouverez dans la fiche du patient. Cela est très pratique pour faire le suivi du patient ou pour faire les transmissions au remplaçant depuis chez vous.

Ensuite, on peut sélectionner un motif de consultation. Comme j’ai configuré le motif pour me réserver du matériel et que j’ai changé la durée de la séance, la plateforme change ces paramètres automatiquement.

Comme je l’avais dit tout à l’heure, on peut ne pas confirmer un rendez-vous. Par défaut il l’est automatiquement. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez décocher la case. Cela peut être utile pour diverses raisons :

• Vous pouvez bloquer un créneau pour un patient le temps qu’il sache s’il sera disponible ou pas

• Vous pouvez prendre un rendez-vous pour un collègue, ne pas le confirmer et voir avec lui plus tard.

• Vous pouvez également ne pas confirmer automatiquement les rendez-vous pris en ligne afin de voir ce qu’il se passe sur votre agenda

• Enfin, vous pouvez laisser le choix au patient de confirmer lui-même le rendez-vous. Vous pouvez envoyer un mail et/ou un SMS avec un lien qui lui permettra d’accepter ou de refuser le rendez-vous même s’il n’a pas de compte. Et vous aurez une notification avec sa réponse.

Enfin, vous pouvez mettre plusieurs récurrences. Comme dit auparavant, la plateforme vérifie que vous êtes disponible pour toutes les récurrences (rendez-vous, rendez-vous privés ou jours fériés)

Comment avoir des cours collectifs en ligne ?

Pour que les patients puissent réserver es cours collectifs en ligne, comme des cours de yoga ou la balnéothérapie, c’est simple. Comme vous pouvez avoir un patient par disponibilité, il suffit de mettre plusieurs disponibilités sur le créneau de votre cours collectif. De cette manière, vous pourrez avoir plusieurs patients à ce moment-là.

Vous pouvez ajouter ponctuellement plusieurs disponibilités depuis l’agenda ou même en supprimer si vous souhaitez moins de patients. Cependant, si c’est de manière plus récurrente, il est préférable de modifier sa semaine type et de la réassigner sur la période souhaitée.