Configuration de l'agenda

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Comment configurer son agenda ? Dans cette vidéo, nous allons vous présenter comment configurer votre agenda pour recevoir des rendez-vous en ligne mais également pour indiquer à vos collègues à quels moments vous travaillez. Pour commencer nous allons présenter les différents types de créneaux.

Présentation de l’agenda

Par défaut, lorsque vous arrivez sur votre agenda, ce dernier est vide. Pour la plateforme, cela signifie que vous ne travaillez pas. Par conséquent, aucun créneau en ligne n’est disponible. La plateforme distingue bien :

• Les créneaux vides où vous ne travaillez pas

• Les créneaux libres où vous travaillez et vous êtes disponible pour une séance

• Les créneaux occupés où vous travaillez et avez un patient.

Lors de la réservation en ligne, les patients ne voient que les créneaux libres. Ils ne pourront pas distinguer les créneaux vides où vous ne travaillez pas des créneaux occupés et encore moins voir le nom des autres patients.

Pour ajouter un créneau libre, il suffit de cliquer sur un emplacement vide et d’ajouter un créneau. Si vous ne mettez pas de patient, le créneau restera libre et sera disponible à la réservation en ligne si vous l’avez autorisé. Vous pouvez maintenant voir qu’un créneau libre est en place.

Cette distinction des créneaux vides/libres permet à vos collègues ou secrétaires de distinguer où ils peuvent vous ajouter un patient si vous n’êtes pas là.

Les semaines type

Ajouter les créneaux libres un à un pour toute la semaine est un peu long. C’est pourquoi vous pouvez configurer des semaines types. Une semaine type est tout simplement un modèle de semaine que vous pourrez assigner à votre gré à une période.

Assigner une semaine type

Par défaut, chaque compte possède une semaine type. Pour assigner une semaine type, vous pouvez aller dans le menu à gauche de l’agenda et cliquer sur « assigner une semaine type ». Vous sélectionnez la période et les jours de la semaine qui vous intéressent. Une fois assignée, la semaine est désormais configurée à l’image de votre semaine type.

Configurer mes semaines type

Maintenant que vous avez compris le principe des semaines types, nous allons en configurer une. Pour accéder à la configuration, il suffit de cliquer sur la roue dentée dans le menu supérieur. Ensuite, rendez-vous dans le menu « Semaines type ».

Comme vous pourrez le constater, vous avez déjà une semaine type. Pour en créer une nouvelle, cliquons sur « nouvelle configuration ». Là, nous arrivons sur une semaine avec uniquement des jours et sans date. Commençons par choisir un nom pour notre semaine.

Pour ajouter un créneau libre, il suffit de cliquer sur un emplacement et ça nous ajoutera un créneau de 30 minutes à cet endroit. On peut ajouter plusieurs créneaux en parallèle si besoin. Pour enlever le créneau, cliquez sur la petite poubelle.

Si l’on souhaite ajouter des créneaux de 20 minutes ou d’une autre durée, il suffit de descendre et de choisir la durée. De même, on peut choisir les créneaux à domicile ou de bloquer la réservation en ligne pour ce créneau. Pratique pour se garder du temps libre pour les urgences.

Bon à savoir : Les créneaux à domicile ne sont pas réservables en ligne. Ensuite si vous souhaitez bloquer toutes les réservations en ligne, ne vous embêtez pas à les bloquer un à un. Dans vos paramètres, vous pouvez bloquer toutes les réservations en ligne en un clic.

Maintenant, si vous souhaitez ajouter des créneaux toutes les 20 minutes (ou autre durée), vous pouvez changer l’affichage pour vous simplifier la tâche. De même, pour mettre des créneaux le dimanche ou le samedi, on peut changer l’affichage sur « Semaine ».

Enfin, pour ajouter plusieurs créneaux en une seule fois, on peut automatiser l’ajout des créneaux grâce à l’option sous le calendrier. On choisit l’heure de début, l’heure de fin, la durée des séances et les jours. On clique sur « Générer » et l’outils ajoute pour vous tous les créneaux.

Une fois la semaine type enregistrée, on peut la visualiser.

Si l’on retourne dans l’agenda et que l’on assigne notre semaine type fraichement créée, on peut voir qu’elle reflète ce que l’on a configuré.

Astuces

Vous pouvez vous créer plusieurs semaines type à savoir une pour les vacances, une pour les formations et une en période normale.

Il peut également être utile de créer une semaine type avec uniquement les créneaux du matin et une autre avec uniquement vos créneaux de l’après-midi. De cette manière, vous pouvez assigner la semaine type du matin sur deux mois en avance et celle de l’après midi avec seulement un mois d’avance. Ainsi, vos patients (nouveau ou non) pourront réserver les créneaux du matin deux mois en avance et pour les créneaux de l’après-midi seulement un mois en avance.

Votre agenda est maintenant configuré. Pour compléter votre maitrise de l’agenda, je vous invite à visionner la vidéos sur « La prise de rendez-vous » pour maitriser tout le potentiel des rendez-vous ainsi qu’à visionner la vidéo sur la configuration des rendez-vous en ligne.

À bientôt !