Bonjour et bienvenue à tous !
Dans cette vidéo, nous allons voir ensemble la liste d’attente en ligne sur MonRdvKiné et comment l’utiliser au quotidien. L’objectif de cette liste d’attente est de vous soulager de cette charge mentale. À savoir lister les patients en attente de soins mais également des patients actifs disponibles sur d’autres créneaux.
Nous allons aborder le sujet en 4 parties. Tout d’abord, nous allons voir où retrouver cette liste d’attente dans votre compte et comment la compléter. Dans une 2è partie, nous verrons comment la configurer afin que les patients puissent s’y inscrire en ligne et comment automatiser certaines actions comme la relance automatique des patients inscrits sur cette liste. Ensuite, nous verrons comment notifier automatiquement ou non les patients sur cette liste lorsque vous avez une disponibilité dans l’agenda (suite à une annulation en ligne par exemple). Dans la dernière partie, nous aborderons deux cas d’usages de cette liste d’attente.
Avant de commencer par le premier point, il faut savoir que, sur MonRdvKiné, vous avez deux listes :
Rien n’est figé comme vous pourrez le voir dans la 4è partie lorsque nous aborderons les cas d’usages courants. On verra également dans la 2è partie et la 3è partie de cette vidéo de l’intérêt d’avoir deux listes.
Tout d’abord, pour retrouver la liste d’attente, il faut aller dans « Patients » puis dans la colonne à gauche, vous cliquez sur « Liste d’attente ». Vous pouvez également accéder à cette liste depuis l’agenda en cliquant sur l’horloge en haut à droite. Cela vous mènera directement sur la liste d’attente.
Ici, vous retrouverez les patients inscrits sur la liste d’attente et toutes les informations importantes comme le nom du patient, le motif de la visite, les disponibilités de ce patient pour les soins mais également pour être rappelé et enfin le numéro de téléphone.
Cette liste peut-être compléter par le ou les praticiens du cabinet mais également par le patient via un formulaire en ligne comme nous verrons dans la 2è partie de cette vidéo.
Pour rester sur cette liste, on peut afficher la liste de tous les praticiens du cabinet. On peut également basculer sur la liste d’alerte. On n’y retrouvera pas forcément les mêmes patients. Enfin, on peut filtrer les patients en fonction de leurs disponibilités. Par exemple, si je cherche un patient disponible le mardi matin, il suffit de sélectionner puis de filtrer.
Pour ajouter un patient sur cette liste, on peut le faire de 2 manières :
On peut ensuite retrouver ces informations dans la fiche de ce dernier dans l’encart sur les alertes disponibilités.
Nous venons de voir comment consulter la liste d’attente et la constituer. Maintenant, nous allons voir comment le patient peut s’inscrire lui-même sur cette liste. Nous verrons donc dans la 2è partie de cette vidéo qui abordera la configuration de la liste d’attente en ligne.
Pour configurer la liste d’attente en ligne, il faut commencer par aller dans les paramètres en cliquant sur la roue dentée puis dans les paramètres des rendez-vous en ligne. De là, on peut se rendre dans la section « Liste d’attente ».
Le premier paramètre permet de retirer automatiquement un patient de la liste d’attente lorsqu’il a un rendez-vous. Cela dépend, bien entendu, de votre manière de fonctionner. C’est la première différence entre la liste d’attente et la liste d’alerte. Les patients sur la liste d’alerte ne peuvent pas être retiré automatiquement de leur liste.
Ensuite, on peut relancer automatiquement les patients sur la liste d’attente. Vous choisissez la fréquence, de toutes les semaines à toutes les 6 semaines selon votre délai d’attente pour avoir des soins dans votre cabinet. Les patients recevront automatiquement un email qui leur permettra de modifier leurs disponibilités, motifs voir même de se retirer de la liste d’attente s’ils ne sont plus à la recherche d’un praticien. Cela permet d’avoir une liste d’attente à jour sans votre intervention. Vous pourrez retrouver la date de confirmation dans la liste d’attente et trier les patients en fonction de la dernière date de confirmation. C’est également la deuxième différence avec la liste d’alerte. Les patients sur liste d’alerte ne sont pas relancés automatiquement par la plateforme.
Vous pouvez compléter le message dans le mail de relance.
Ensuite, vous avez la possibilité d’activer la liste d’attente en ligne. Cela signifie que le patient peut s’inscrire lui-même sur la liste d’attente. Ce dernier pourra cliquer sur un bouton s’il est bloqué (par exemple si vous bloquez les nouveaux patients) ou sur la liste des rendez-vous disponibles. Vous pouvez également choisir d’afficher la liste d’attente en tant que motif de consultation. Vous aurez donc un motif supplémentaire permettant au patient de s’inscrire sur la liste d’attente. Vous pouvez compléter un message pour informer les patients sur les modalités d’inscription afin de de faire le tri (par exemple si vous êtes spécialisé). Ce message est affiché en tant que description du motif de consultation.
Voyons ensemble la page d’inscription en ligne pour le patient. Ce dernier doit saisir ses coordonnées et renseigner sur ses besoins (à domicile, disponibilités etc…). Une fois l’inscription faite, vous recevez un mail et une notification sur votre téléphone afin de vous prévenir du nouvel inscrit. Vous retrouverez ces informations dans votre liste d’attente.
Maintenant que notre liste d’attente en ligne est configurée, voyons ensemble comment notifier cette liste lorsque vous avez une disponibilité dans votre agenda.
Vous pouvez envoyer automatiquement des alertes disponibilités à la liste d’attente et/ou la liste d’alerte lorsqu’un créneau se libère suite à une annulation en ligne. Pour cela, toujours dans les paramètres de rendez-vous en ligne, on descend à la section « Annulation en ligne ». Là, vous retrouvez vos paramètres classiques comme la possibilité de confirmer automatiquement les annulations ou masquer l’annulation dans votre agenda. Dans notre situation, il faut choisir de « remettre automatiquement une disponibilité ».
Lorsque vous cochez cette option, vous pouvez notifier automatiquement la liste d’attente et/ou la liste d’alerte. Pour rappel, la liste d’attente est plutôt orientée « patient en attente de soins » et la liste d’alerte « patient actif en cours de soins » bien que cela ne soit pas figé comme on le verra dans la 4è partie. Cela veut dire que vous pouvez informer telle ou telle liste pour compléter votre agenda lorsque vous avez une disponibilité. Ils reçoivent un email. Et premier arrivé, premier servi.
Lorsque vous cochez une liste, vous pouvez choisir le délai. Cela est très utile si vous souhaitez prévenir une liste avant l’autre. Et donc avantager les nouveaux patients ou avantager les patients actifs. Par exemple, on peut prévenir les nouveaux patients 8h après les patients actifs. Seuls les patients ayant renseignés des disponibilités pouvant correspondre seront notifiés. Si le créneau est pris avant l’expiration du délai, le mail ne partira pas.
Voilà comment votre agenda peut se gérer tout seul si vous le souhaitez.
Maintenant, lorsque c’est vous qui gérez votre agenda, vous pourrez choisir de notifier ou non les patients lorsque vous annulez un rendez-vous par exemple. Voyons cela. Lorsque j’annule un rendez-vous, je peux choisir de remettre une disponibilité et par la suite de notifier telle ou telle liste. Il faut savoir que les paramètres de notifications par défaut sont les mêmes que vos paramètres d’annulation en ligne. Cela signifie que si vous avez choisi d’alerter les deux listes avec un délai différent, ces paramètres seront sélectionnés par défaut. C’est pour cela qu’il est utile de définir ces paramètres pour l’annulation en ligne même si vous ne prenez pas de rendez-vous en ligne.
Vous pouvez également notifier vos listes d’alertes lorsque vous ajoutez une disponibilité dans l’agenda ou assignez une semaine type. Vous pouvez également cliquer sur une disponibilité et choisir de notifier vos listes en cliquant sur la petite cloche. Vous pouvez également notifier vos listes de vos disponibilités sur une période. Pour cela, cliquez sur la date et de là vous pourrez notifier des disponibilités sur une période.
Lorsque vous faîtes un clic droit sur un créneau et que vous l’annulez, comme précédemment, la plateforme reprend les paramètres d’annulation en ligne. C’est-à-dire que si pour les annulations en ligne, vous avez choisi de remettre une disponibilité et de notifier la liste d’alerte, la plateforme remettra une disponibilité et notifiera la liste d’alerte lors d’une annulation avec le clic droit.
Nous avons fait le tour complet de la liste d’attente et la liste d’alerte. Maintenant, nous allons voir deux usages classiques de ces listes.
Commençons par un résumé. Nous avons deux listes qui peuvent ne pas contenir les mêmes patients. Voici les différences purement techniques de ces deux listes :
Ce dernier point est notre cas pratique numéro 1 :
Le cas pratique numéro est de faire jongler les patients de la liste d’attente vers la liste d’alerte. Je vous explique :
Pour résumer ce cas pratique n°2. Vous bloquez les rendez-vous en ligne pour les nouveaux patients et vous ne notifiez que les patients sur la liste d’alerte. Les patients sur liste d’attente ne recevront pas de mails lors que vous avez une disponibilité. Lorsque vous avez de la disponbilité pour un nouveau patient, vous le basculer sur la liste d’alerte et vous le forcez à être actif. Uniquement à partir de cet instant, il recevra des notifications lorsqu’un créneau se libère.
Voilà qui termine notre vidéo sur la liste d’attente. Cette fonctionnalité est très complète. Elle vous soulagera réellement au quotidien une fois que les mécanismes sont en place. Vous n’aurez plus à gérer votre liste d’attente manuellement, vérifier les disponibilités, passer les appels etc… Tout cela se fera automatiquement et selon vos règles pendant que vous soignez les patients. Vous aurez juste à vérifier les notifications sur votre téléphone si vous choisissez de les recevoir ou alors de regarder l’activité de votre agenda.
Je vous dis à très bientôt.