Les motifs en détails

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Bonjour et bienvenu à tous.

Dans cette vidéo, nous allons vous parler des motifs de rendez-vous. Les motifs de rendez-vous sont pratiques à plusieurs niveaux :

- Dans l’agenda, il permet de mettre la couleur du motif sur les créneaux. D’un clin d’œil, vous savez quel type de prestations vous allez réaliser

- Pour la prise de rendez-vous en ligne, vous pourrez définir différents paramètres : le délai (pour les nouveaux patients ou non), les tranches horaires pour chaque praticien, la durée de la séance etc…

Prérequis

Avant de définir vos motifs, il faut que vous fassiez parti d’un cabinet. Les motifs sont définis au niveau du cabinet car vous pouvez réserver automatiquement du matériel lors de la réservation d’un créneau.

Deuxième chose, sur MonRvKiné, vous avez un motif par défaut qui s’appelle « Sans motif ». C’est-à-dire que si un patient prend rendez-vous « sans motif », il n’y aura pas de motif sur le créneau (et donc pas de couleur dans l’agenda). Ensuite, si vous définissez deux motifs de consultation, vous en aurez trois avec ce dernier.

Vous pouvez, bien entendu le désactiver dans vos paramètres. Il vous suffit de cliquer sur la roue dentée puis « Mes paramètres ». Allez dans les paramètres de rendez-vous en ligne et cochez « Les patients doivent choisir un motif ». De cette manière, le patient ne pourra choisir que les motifs que vous avez définis.

Les motifs en détails

Une fois que vous faites partie d’un cabinet, vous pouvez ajouter vos motifs. Pour la suite de cette présentation, on aura ce que voit un nouveau patient dans la fenêtre de gauche et ce que configure un praticien dans la fenêtre de droite.

Titre et couleur

Vous pouvez choisir le titre et la couleur dans l’agenda. Le titre sera également utilisé pour les rendez-vous en ligne si vous l’autorisez. Pour notre exemple, nous allons créer un motif « Nouvelle ordonnance ».

Note : Pour afficher la couleur des motifs dans l’agenda, il vous faut choisir « Motif » dans le choix des couleurs à gauche de l’agenda. De même sur l’application mobile.

Rendez-vous en ligne

Ensuite tous les autres paramètres sont dédiés à la réservation en ligne.

Visibilité du motif

Tout d’abord, vous pouvez choisir la visibilité du motif. Il s’agit de définir quels patients pourront choisir ce motif pour la prise de rendez-vous en ligne. Si vous choisissez « Personne », vous pourrez tout de même assigner ce motif dans votre agenda. Vous pouvez également choisir « Tout le monde », « les patients actifs » ou encore « les patients ayant au moins un rendez-vous confirmé ». Les patients sont dits « actifs » s’ils ont un rendez-vous confirmé de moins de 45 jours par défaut. Chaque praticien peut changer cette valeur qui lui est propre dans ses paramètres.

Par exemple : si on met que le motif est visible pour tout le monde, notre nouveau patient pourra le sélectionner.

Praticiens

Dans cette section, vous pourrez choisir quel praticien propose ce motif. Par exemple, ce n’est pas tout le monde qui propose de l’ostéopathie au cabinet. De cette manière, le patient ne verra que les motifs du praticien qu’il aura sélectionné.

Note : Cela ne vous empêchera pas de choisir ce motif dans l’agenda si vous n’êtes pas coché.

Description et avertissement

Ensuite, vous pourrez définir une description courte. Le patient verra cette description lorsqu’il choisira les motifs. De même, vous pourrez demander à ce que le patient accepte des conditions une fois qu’il aura choisi ses créneaux. Si le patient n’accepte pas, les créneaux ne seront pas pris. Vous pouvez par exemple rappeler les tarifs, la durée de convalescence etc…

Par exemple : on peut voir que notre patient voit la description de notre motif avant de le choisir. On verra l’avertissement une fois que le patient aura sélectionné des créneaux par la suite.

Matériels et prestations

Un paramètre important est la réservation automatique de matériel. Comme je viens de le dire, la plateforme réservera automatiquement les matériels sélectionnés y compris lorsque vous faites la réservation vous-même via l’agenda ou l’application mobile. Les matériels choisis seront automatiquement cochés mais vous pourrez bien sûr les décocher si besoin.

Vous pouvez également demander à ce que le matériel soit disponible. Ce paramètre est utilisé pour la réservation en ligne. Si le matériel n’est pas disponible, le créneau ne sera pas proposé.

Par exemple : un collègue a réservé la « salle 1 » et on a besoin de la « salle 1 » pour notre motif. Notre patient ne pourra pas réserver les créneaux où la « salle 1 » n’est pas disponible même si j’ai une disponibilité.

Plages horaires des disponibilités en ligne

Ce paramètre est très utile si vous souhaitez proposer certains motifs que sur certains créneaux horaires et selon les praticiens. Cela peut-être le cas pour des cours collectif, la balnéothérapie.

On peut mettre plusieurs filtres par praticien ou pour tout le monde. Par exemple, on peut mettre un filtre le mercredi matin et le vendredi après-midi. Notre patient ne pourra réserver que ces créneaux avec ce praticien.

Note : si vous avez restreint le patient à une tranche horaire (soit via la fiche du patient soit parce que vous avez restreint les nouveaux patients à une tranche horaire), les deux paramètres sont pris en compte. Par exemple, si vous avez restreint un patient aux créneaux entre 8h et 10h et que vous mettez un filtre sur ce motif entre 9h et 11h, le patient ne pourra réserver que les créneaux entre 9h et 10h.

Note 2 : Si vous avez coché l’option des plages horaires mais que vous n’en mettez pas pour un praticien, le patient ne pourra pas sélectionner de créneaux. Dans notre cas, on n’a pas mis de filtres pour Caroline. Si le patient avait sélectionné ce motif pour Caroline, il ne verrait aucun créneau.

Délais de réservation

Vous pouvez définir différents délais pour vos patients. Tout d’abord, vous pouvez mettre une date fixe. Cela veut dire que, pour ce motif, le patient ne pourra pas réserver de disponibilités avant cette date.

Ensuite, vous pouvez mettre un délai minimum en jours. Cela veut dire que le patient ne pourra pas réserver de disponibilités avant x jours. Si on met « 1 », le patient ne pourra pas réserver de disponibilités avant demain.

Il est aussi possible de mettre un délai minimum différent pour les nouveaux patients et les patients inactifs.

Ordre d’apparition

L’ordre d’apparition permet, tout simplement, de choisir dans quel ordre vos motifs apparaitront lorsque le patient choisira son motif.

Durée de la séance

Ici, vous pouvez choisir si ce motif nécessite deux disponibilités dans l’agenda ou non.

Par exemple : Pour une nouvelle ordonnance, si on a besoin de deux créneaux, alors on peut cocher l’option. De cette manière, si on a des disponibilités de 30 minutes dans notre agenda, les créneaux proposés au patient feront 60 minutes. S’il n’y a pas deux disponibilités consécutives et disponibles, la plateforme ne proposera pas le créneau comme cela peut être le cas si on a déjà un rendez-vous.

Type de séance

Les types de séance seront abordés dans une autre vidéo. Laissez ce paramètre tel quel et le patient pourra réserver les disponibilités définies dans votre agenda.

Voilà, nous avons fait le tour des paramètres des motifs.

La liste des motifs de consultation

Maintenant, si l’on regarde la liste des motifs de consultation, on peut voir quelques informations importantes. Pour la réservation en ligne, il faut vérifier qu’il y a bien des praticiens associés à ce motif et la visibilité du motif. Cela permet de voir en un clin d’œil si un patient peut réserver tel ou tel motif avec tel praticien.

Agenda

Faisons un tour dans l’agenda. Lorsque l’on réserve une disponibilité, on peut choisir les motifs que l’on a configuré. Si on choisit un motif avec du matériel, ce dernier est automatiquement sélectionné.